Inter site Operations Manager

INTER SITE OPERATIONS MANAGER

OBJETIVO DEL PUESTO

Responsable de planificar, coordinar y supervisar todas las actividades administrativas y operativas de la escuela, con un enfoque en compras, mantenimiento y optimización de recursos. Este puesto garantiza el funcionamiento eficiente de las instalaciones y el cumplimiento de los requisitos normativos. Proporciona liderazgo estratégico en salud y seguridad, gestión de instalaciones, supervisión de contratos, cumplimiento legal, planificación del campus y ejecución de proyectos. Además, el puesto gestiona al personal de apoyo y supervisa servicios como transporte, catering, uniformes y logística de eventos, impulsando operaciones rentables y manteniendo los más altos estándares de seguridad, eficiencia y servicio en todas las funciones no académicas de la escuela.

RESPONSABILIDADES

Compromisos Institucionales

• Compromiso con la protección y promoción del bienestar de todos los alumnos.
• Disposición para recibir formación en protección infantil.

Gestión Administrativa General

• Diseñar e implementar estrategias administrativas alineadas con los objetivos institucionales.
• Supervisar los procesos de compras, garantizando eficiencia, transparencia y cumplimiento con las directrices presupuestarias.
• Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones escolares para asegurar espacios seguros, funcionales y bien mantenidos.
• Gestionar contratos con proveedores y garantizar el cumplimiento de los servicios acordados.
• Preparar, monitorear y optimizar el presupuesto administrativo.
• Implementar políticas y procedimientos que promuevan la mejora continua en las operaciones escolares.
• Liderar y desarrollar los equipos bajo su responsabilidad (compras, mantenimiento, servicios de limpieza, seguridad, papelería).
• Colaborar con otros departamentos para asegurar operaciones integradas, eficientes y orientadas al servicio.

Gestión de Cumplimiento

• Garantizar el cumplimiento total con los códigos de construcción de Massachusetts, regulaciones de salud y seguridad, y estándares operativos de NAE.
• Supervisar la programación y documentación de todas las inspecciones y certificaciones obligatorias.
• Mantener registros actualizados de la documentación de cumplimiento, incluyendo certificaciones e informes de inspección.
• Mantenerse informado sobre cambios en regulaciones locales y asegurar la presentación oportuna de los informes requeridos.
• Gestionar el cumplimiento en salud y seguridad, incluyendo auditorías, acciones correctivas y documentación en Sphera.
• Garantizar el cumplimiento con la política de Visitas Educativas de NAE y la documentación relacionada.

Supervisión Administrativa

• Gestionar el contenido de SharePoint relacionado con Salud y Seguridad y Operaciones.
• Supervisar el cronograma de Seguridad, Mantenimiento y Proyectos (SMP), incluyendo actualizaciones y coordinación con el Gerente de Instalaciones.
• Asegurar que los planos del edificio sean precisos y estén actualizados.
• Coordinar simulacros de evacuación escolar y actividades de preparación para emergencias.
• Supervisar el trabajo de contratistas externos a través del Gerente de Instalaciones, garantizando estándares de seguridad y calidad.

Salud y Seguridad

• Desarrollar, implementar y mantener programas integrales de salud y seguridad.
• Programar y coordinar sesiones de capacitación en seguridad, simulacros y campañas de concientización.
• Realizar evaluaciones de riesgos periódicas y garantizar el cumplimiento con OSHA y otras normativas.
• Mantener registros detallados de inspecciones, incidentes y acciones correctivas.
• Actuar como contacto principal para consultas relacionadas con salud y seguridad.
• Preparar informes sobre desempeño en seguridad y análisis de incidentes.
• Responder de manera inmediata a incidentes laborales y realizar investigaciones.
• Recomendar y dar seguimiento a acciones correctivas y preventivas.

Contratistas Externos

• Gestionar contratos y operaciones diarias para seguridad, limpieza, mantenimiento, transporte escolar y catering.
• Garantizar la calidad de los servicios proporcionados por subcontratistas.
• Verificar la documentación de protección infantil y subirla a Sphera.
• Registrar toda la documentación legal en Evisort según los requisitos de NAE.

Mejores Prácticas / Cumplimiento / Ahorro de Costos

• Establecer relaciones con otras escuelas y ADEK para compartir mejores prácticas.
• Trabajar con el Director y el Gerente Financiero en la previsión financiera y presupuestos para proyectos.
• Actuar como gerente de proyectos para obras, asegurando rentabilidad y entrega oportuna.
• Asesorar sobre requerimientos de recursos y eficiencia energética.

Gestión de Instalaciones

• Planificar movimientos anuales de aulas/oficinas y renovaciones.
• Asignar y gestionar espacios dentro de los edificios.
• Supervisar la planificación de eventos y actividades de mantenimiento del edificio.

Gestión de Personal

• Supervisar a Auxiliares y otros miembros del equipo de instalaciones.

REQUISITOS

Habilidades:

•               Sólidas capacidades de liderazgo y toma de decisiones estratégicas.

•               Experiencia en planificación estratégica y supervisión operativa.

•               Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales para interactuar con personal, estudiantes, padres y partes interesadas externas.

•               Competencia en negociación y gestión de conflictos.

•               Altos niveles de integridad personal, discreción y profesionalismo.

•               Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.

•               Atención al detalle y capacidad para trabajar bajo presión manteniendo la calma.

•               Capacidad para gestionar el tiempo de manera efectiva y priorizar tareas según urgencia e importancia.

•               Habilidad para realizar evaluaciones de riesgos, auditorías de seguridad y planificación de preparación ante emergencias.

•               Fuertes habilidades para resolver problemas y responder eficazmente a emergencias o crisis.

•               Mentalidad orientada a resultados con compromiso hacia la mejora continua.

•               Colaborativo y orientado al trabajo en equipo con una fuerte vocación de servicio.

•               Disposición para asumir múltiples tareas y adaptarse a prioridades cambiantes.

•               Proactividad y capacidad para motivar a otros y garantizar el cumplimiento de plazos.

•               Capacidad para planificar con anticipación y asegurar una comunicación oportuna.

•               Adaptabilidad y flexibilidad en entornos dinámicos.

Conocimientos:

•               Gestión de recursos materiales, humanos y financieros.

•               Normativas legales aplicables al sector educativo.

•               Administración de mantenimiento preventivo y correctivo.

•               Elaboración de presupuestos y control de gastos.

•               Herramientas tecnológicas para la gestión administrativa (por ejemplo, SharePoint, plataformas de cumplimiento).

EXPERIENCIA:

•               Mínimo de 5 a 7 años de experiencia en operaciones escolares, gestión de instalaciones y liderazgo en salud y seguridad.

•               Experiencia comprobada en la gestión de equipos multifuncionales y supervisión de proyectos operativos a gran escala.

•               Experiencia en gestión de compras, negociación con proveedores y administración de mantenimiento de instalaciones.

•               Familiaridad con regulaciones locales, estatales y federales relacionadas con la seguridad y operaciones escolares.

•               Sólido conocimiento de las normativas OSHA y otros estándares de seguridad relevantes.

EDUCACIÓN:

•               Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Contabilidad o un campo relacionado.         Indispensables

Educación:

•               Maestría en Administración, Gestión Educativa o constructor civil.

•               Certificaciones adicionales en Salud y Seguridad, Gestión de Instalaciones o Gestión de Proyectos.           Deseables

ATRIBUTOS PERSONALES

●               Altos niveles de integridad personal.

●               Consciente y capaz de concentrarse en completar el trabajo con un alto estándar de calidad constante.

●               Enfoque flexible y positivo hacia el trabajo.

●               Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo; gran atención al detalle.

●               Capacidad para trabajar con plazos ajustados y capaz de impulsar a otros para garantizar su cumplimiento.

●               Adaptable a trabajar en un entorno de ritmo rápido y en constante cambio.

●               Capacidad para trabajar bajo presión y mantener la calma.

●               Proactivo y dispuesto a asumir múltiples tareas.

●               Automotivado y entusiasta.

●               Capacidad para trabajar de forma independiente.

●               Debe ser un jugador de equipo, dispuesto a ayudar y ser flexible.

●               Esforzarse continuamente por mejorar.